Šiuolaikiniams verslams, veikiantiems sparčiai kintančioje aplinkoje, kai tenka dažnai skubėti ir veikti greitai, iškyla nemažai iššūkių, susijusių su dokumentų valdymu. Dinamiška verslo aplinka neretai reikalauja efektyvių sprendimų, kad įmonė galėtų išlikti konkurencinga ir atitikti klientų bei rinkos poreikius. Tokią situaciją įvertinusi „Cherry Team“ komanda sukūrė modernų įrankį – dokumentų valdymo sistemą, kurią pasitelkus galima atlikti daugybę dokumentų valdymo funkcijų: rengti, peržiūrėti, tvirtinti, sekti, valdyti ir prireikus greitai atrasti svarbius dokumentus.
Kodėl verta pasinaudoti dokumentų valdymo sistema?
Pagrindinė priežastis, kodėl dokumentų valdymo sistema yra patraukli – padeda greitai ir lengvai tvarkyti bei valdyti įmonės dokumentus. Ji palengvina dokumentų kūrimą, redagavimą ir tvarkymą, nes visa tai galima daryti iš platformos ir iš bet kurio įrenginio (tiek kompiuterio, tiek išmaniojo telefono ir kt.). Tačiau tai nėra vienintelės priežastys, kodėl šia sistema pasinaudoti verta.
Paprastas valdymas ir visos svarbiausios funkcijos vienoje vietoje
Dokumentų valdymo sistemos funkcionalumas ir integruoti tam tikri įrankiai – dinaminiai kintamieji, išdėstymo pasirinkimai ir sąlygos – leidžia ne tik greitai kurti dokumentus, bet ir sklandžiai dalintis jais su kolegomis ir komandos nariais, tokiu būdu pagerinant bendradarbiavimo efektyvumą. Taip pat dokumentų valdymo sistemoje yra integruoti elektroninių parašų ir dokumentų teisių valdymo įrankiai, suteikiantys galimybę saugiai patvirtinti, pasirašyti ir reguliuoti dokumentus tiesiai iš platformos.
Be to, per šią dokumentų valdymo sistemą visus dokumentus galima valdyti iš bet kurios vietos ir įvairių įrenginių – tiek kompiuterio, tiek išmaniojo telefono ar planšetinio kompiuterio. Tai reiškia, kad darbuotojai galės efektyviai dirbti, net jei nebus biure.
Dokumentų sekimas ir stebėjimas
Dokumentų valdymo sistema suteikia galimybę stebėti dokumentų būseną ir judėjimą. Abi šios funkcijos yra labai svarbios. Dokumentų būsenos sekimo funkcija prisideda prie efektyvaus dokumentų valdymo ir organizacijos procesų optimizavimo. Taip pat ji padeda užtikrinti dokumento skaidrumą (darbuotojai ir vadovai gali stebėti dokumentų judėjimą), laiku sutvarkyti visus reikalingus dokumentus, numatyti darbo terminus ir srautus (svarbu, kai reikia valdyti projektus, laikotarpius arba kitus procesus, susijusius su dokumentų tvarkymu) bei užtikrinti saugumą (duomenys yra prieinami tik tiems, kam tai yra leidžiama ar kam jie yra skirti). O dokumentų judėjimo stebėjimas padeda užtikrinti, kad dokumentas nukeliautų būtent tam, kam yra skirtas.
Dėmesys naujovėms ir pokyčiams
„Cherry Team“ vadovas Gytis Paulavičius ir jo komanda nuolat tobulina dokumentų valdymo sistemą – atnaujina ją, kad ji atitiktų naujausius teisės aktų reikalavimus ir standartus. Taip užtikrinama, kad įmonės naudotųsi pažangiomis ir patikimomis dokumentų valdymo priemonėmis. Be to, vienas iš „Cherry Team“ komandos veiklos principų – pasiūlyti naudotojams naujausias dokumentų valdymo funkcijas ir užtikrinti geriausią naudojimo patirtį.
Lengva kasdienybė
Verslo kasdienybei išties netrūksta iššūkių ir įvairiausių sprendimų priėmimo, tad bent dokumentų valdymas tebūna sklandus ir lengvas. Naujoji dokumentų valdymo sistema leidžia prisitaikyti įrankius pagal įmonės poreikius ir procesus. Galima pasirinkti ir pritaikyti tai, kas geriausiai atitinka įmonės tikslus ir darbo apimtis. Pažangūs skaitmeniniai įrankiai, įskaitant ir „Cherry Team“ sukurtą dokumentų valdymo sistemą, yra kuriami tam, kad dirbti būtų ir lengviau, ir maloniau.
Taigi „Cherry Team“ dokumentų valdymo sistema ne tik leidžia sutaupyti laiko, supaprastina visus dokumentų valdymo procesus, padeda išvengti perteklinio popieriaus naudojimo ir netvarkos, bet ir sumažina klaidų riziką, leisdama pasinaudoti sistemoje jau esančiais dokumentų šablonais.
Vis dar abejojate, ar jūsų įmonei reikalinga dokumentų valdymo sistema?
Naudotojai teigia, kad su „Cherry Team“ dokumentų valdymo sistema įmonė gauna ne tik įrankį, bet ir skaitmeninį partnerį, leidžiantį naudotis visais jo privalumais. Sklandus bendradarbiavimas, aukštas saugumo lygis ir efektyvus dokumentų valdymas – tai tik kelios svarbios savybės, kurios paverčia dokumentų valdymo sistemą patrauklia įmonėms, siekiančioms aukštos kokybės dokumentų tvarkymo.
Pasinaudokite „Cherry Team“ komandos dovana – vieną mėnesį naudokite ir įvertinkite dokumentų valdymo sistemą nemokamai. Šią verslo pagalbininkę rasite „Cherry Team“ interneto svetainėje – https://cherryteam.lt/lt/dokumentu-valdymo-sistema. Viskas, ką reiks padaryti, tai užsiregistruoti ir pateikti duomenis, kokių prašoma. Taupykite savo laiką ir protinius resursus – tegul dokumentų valdymo sistema dirba daugiau už jus!